In diesem Artikel berichtet der Autor von einer Firma bei Hamburg, die zentral Akten einlagert. Brisante und hochgeheime Dokumente lagern in einem x-Meter langen Aktenregal. Der Hochsicherheitstrakt mit dem extra langen Aktenregal ist notwendig, um Dokumente zu verwahren, die über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen: Verträge, geschlossene Fonds, Versicherungsunterlagen usw. Früher wurde diese Verwaltungsarbeit von jeder Fira selbst geleistet. Inzwischen ist der Datenwust dieser Dokumente so groß, dass besonders größere Firmen gezwungen sind diesen Verwaltungsaufwand an externe Dienstleister abzugeben, zu outsourcen wie es aktuell genannt wird. Hatte also jede Firme früher das eigene Aktenregal im Keller stehen, ist der Werdegang nun ein anderer: Müssen Akten nicht mehr einsehbar gehalten werden wohl aber noch aufbewahrt werden, werden sie an die Firma bei Hamburg übersandt. Die füllt mit den angenommenen Dokumenten dann das eigene Aktenregal weiter auf. Dafür fallen Kosten an, die vergleichbar sind mit einer Art Miete für das genutzte Aktenregal. Für die Firmen ist das lukrativ, denn die große Vielzahl an Dokumenten, die über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen, macht Archivräume notwendig. Diese müssen auch gemietet oder gekauft werden und verursachen laufende Kosten. Es rechnet sich dann sicher bei der Hamburger Firma einen entsprechenden Platz im Aktenregal zu mieten. Fraglich ist allerdings, wer die Ablauffristen überwacht. Denn wenn die gesetzlich vorgeschrieben Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, darf das Aktenregal geräumt werden und die Dokumente sollten Platz für neue machen. Wenn auch das von der Firma übernommen wird, dann ist es sicher ein immenser Aufwand neue Dokumente im Aktenregal einzulagern. Denn diese müssten dann vorab elektronisch erfasst werden, um genau zu steuern wann welche Dokumente aussortiert werden können. Es stellt sich natürlich auch die Frage, was dann mit diesen geschieht. Ob sich die Firma auch um die Vernichtung alter Dokumente und Akten kümmert?

4 Kommentare zu „Einen super interessanten Artikel habe ich in der Welt gefunden“